PROCEDURA DE ACORDARE A AVANSURILOR
(Documentul in original,
semnat si stampilat de Presedintele SCMD si fisele de vot ale membrilor
comitetului director in original, se afla la Registratura Sindicatului)
În temeiul prevederilor:
- Art. 10 din Legea Contabilitatii nr. 82/1991;
- Art. nr. 25 din Statutul Sindicatului Cadrelor Militare Disponibilizate;
- Art.
23, 24 si 84 din Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al
Sindicatului Cadrelor Militare Disponibilizate si deciziilor CD din
05.02.2013
emit următoarea DECIZIE:
Art.1. SE APROBA PROCEDURA DE ACORDARE A AVANSURILOR IN CADRUL SINDICATULUI CADRELOR MILITARE DISPONIBILIZATE PENTRU ANUL 2013.
ORICE PREVEDERI CONTRARE SE ABROGA.
PROCEDURA DE ACORDARE A AVANSURILOR IN CADRUL SINDICATULUI CADRELOR MILITARE DISPONIBILIZATE ARE URMATORUL CONTINUT:
Definitii:
- reprezinta
avans: suma de bani ridicata de la casieria sediului central in baza
referatului de necesitate si dispozitiei de plata catre casierie;
- sume puse la dispozitia filialelor reprezinta: sumele virate in conturile la care au acces filialele;
-
avansurile acordate filialei: reprezinta sumele de bani ridicate din
contul la care are aces filiala prin reprezentantii sai cu ajutorul
cardului pe care il detin. Reprezinta de asemenea avansuri si platile
efectuate cu ajutorul cardului bancar mentionat anterior;
- Reprezinta
incasari: sumele depuse in contul colector nr. RO41BRDE441SV79262374410
sau la casieria existenta in sediul central al S.C.M.D.
Algoritmul operatiunilor economico-financiare :
a. Sumele ce se pun la dispozitia filialei pentru suportarea cheltuielilor de intretinere si functionare a a acestora:
Pentru a-i fi puse la dispozitie filialei sume in cotele aprobate
de CNR din incasari Presedintele acesteia (sau inlocuitorul) va inainta
la Departamentul Economico-Financiar urmatoarele documente:
- Referat de necesitate potrivit modelului prezentat in Anexa 1 sau 2, in functie de anul pentru care se solicita suma;
- Situatia incasarilor de cotizatii in contul SCMD in anul ____ al Filialei _____ , potrivit modelului din anexa 4 ;
Documentele vor fi transmise electronic pe adresa de e-mail scmdfinanciar@yahoo.com.
Contabilul sef va verifica datele din documentele transmise de
Presedintele filialei (sau inlocuitorul acestuia), comparand aceste date
cu sumele inscrise in extrasele de cont, chitantele existente la
sediul SCMD si datele din evidenta contabila. In baza concluziilor
obtinute, tinand cont de sumele puse la dispozitie anterior filialei,
va propune Presedintelui SCMD suma ce se pune la dispozitia filialei
pentru intretinere si functionare, avand in vedere si procentul din
incasari aprobat a se repartiza. Contabilul sef va lua masuri de
efectuare a viramentului pentru suma aprobata;
Daca documentele mentionate mai sus nu sunt inaintate de
Presedintele filialei (sau inlocuitorul acesteia), sau daca acestea sunt
intocmite sub alta forma/continut, contabilul sef nu va avea dreptul sa
propuna sau sa efectueze viramente pentru astfel de sume;
Avansurile pentru anul 2012 se acorda pana la data de 31.12.2013.
Avansurile pentru anul 2013 se acorda incepand cu data de 01.01.2013.
Nu se pun la dispozitia filialei sume de catre sediu daca valoarea
sumele aflate la dispozitia filialei este mai mare de 100 (una suta)
lei, chiar daca filiala are dreptul la sume din incasari; In mod
exceptional se pot acorda sume fara respectarea acestei prevederi numai
cu aprobarea Comitetului Director; pentru aceste avansuri se va folosii
modelul de referat de necesitate prezentat in Anexa 3.
b. Sumele ce se pun la dispozitie pentru suportarea unor cheltuieli necesare desfasurarii unor actiuni sindicale:
Aceste sume se acorda in baza Deciziei Presedintelui SCMD. La fiecare
actiune sindicala Presedintele SCMD va comunica pe site-ul sindicatului
Decizia si instructiunile specifice privind decontarea acestor sume.
c. Avansurile
ce se acorda la sediul SCMD, pentru suportarea unor cheltuieli de
intretinere si functionare a sediului si pentru buna desfasurare a unor
actiuni sindicale:
Persoanele cu atributiuni specifice din SCMD intocmesc si
inainteaza „Raport de necesitate” presedintelui SCMD. In acest raport se
specifica: suma solicitata, bunurile sau serviciile care urmeaza a se
aproviziona, scopul pentru care sunt procurate si se evalueaza. Inainte
de aprobare se vizeaza de contabilul sef pentru legalitate;
Contabilul sef in baza acestor documente va asigura acordarea avansului in cauza.
Pentru acordarea avansului in vederea efectuarii delegarii se procedeaza in mod similar.
Va fi acordat avans persoanelor mentionate anterior numai daca au justificat integral avansul acordat anterior;
d. Acordarea altor avansuri sau punerea la dispozitie a unor sume, altele decat cele mentionate anterior:
Aceste sume se acorda numai cu aprobarea prealabila a Comitetului
Director al SCMD. Dupa aprobarea mentionata Presedintele SCMD emite
decizie in acest sens; dupa emiterea Deciziei documentele ce se
intocmesc vor fi aprobate de presedintele SCMD si vizate pentru
legalitate de contabilul sef.
In cazul in care se solicita sume peste cota aprobata se inainteaza
prin e-mail referat de necesitate potrivit modelului din anexa 3.
Nu se solicita avansuri de acest fel daca nu au fost justificate
sumele acordate anterior, asa cum este aratat la pct. a din prezenta
procedura.
Procedura urmeaza a fi adusa la cunostinta tuturor reprezentantilor
filialelor pentru a fi folosita in relatia cu Departamentul
Economico-Financiar.
PRESEDINTELE SCMD,
Col. (r)
dr. DOGARU MIRCEA
Anexa 1
REFERAT DE NECESITATE
Rog a fi de acord si a aproba virarea in subcontul Filialei ____________ suma de ____ lei.
Aceasta
suma se incadreaza in cota de 30 % din incasari ce se cuvine filialei
noastre, fiindu-ne necesara pentru intretinerea si functionarea
filialei.
Cheltuieli pe care le estimam ca le vom efectua din suma pe care o solicitam:
- Rechizite ____ lei;
- Carburantii ____ lei;
- Chirii ____ lei;
- Materiale ____ lei;
- Obiecte de inventor ____ lei;
- Active fixe ____ lei;
- Cheltuieli cu posta, telefon, internet ____ lei;
- Servicii ____ lei;
Filiala in acest moment are la dispozitie urmatoarele sume:
- In subcontul filialei ___ lei;
- Sume in curs de justificate ___ lei
Total ___ lei;
Anexam alaturat fisierul in format excel privind depunerile de cotizatii ale membrilor filialei noastre in anul 2012.
Presedintele Filialei ________
________________________
Nume, prenume
Nota:
- Prezentul model este valabil pentru incasarile din anul 2012;
- La active fixe si obiecte de inventor se specifica denumirea acestora;
- Se pot adauga si alte naturi de cheltuieli;
- Daca filiala nu cunoaste care sunt sumele avute la dispozitie, mentioneaza in document acest lucru.
Anexa 2
REFERAT DE NECESITATE
Rog a fi de acord si a aproba virarea in subcontul Filialei ____________ suma de ____ lei.
Aceasta
suma se incadreaza in cota de 40 % din incasari ce se cuvine filialei
noastre, fiindu-ne necesara pentru intretinerea si functionarea
filialei.
Cheltuieli pe care le estimam ca le vom efectua din suma pe care o solicitam:
- Rechizite ____ lei;
- Carburantii ____ lei;
- Chirii ____ lei;
- Materiale ____ lei;
- Obiecte de inventor ____ lei;
- Active fixe ____ lei;
- Cheltuieli cu posta, telefon, internet ____ lei;
- Servicii ____ lei;
Filiala in acest moment are la dispozitie urmatoarele sume:
- In subcontul filialei ___ lei;
- Sume in curs de justificate ___ lei
Total ___ lei;
Anexam alaturat fisierul in format excel privind depunerile de cotizatii ale membrilor filialei noastre in anul 2013.
Presedintele Filialei ________
________________________
Nume, prenume
Nota:
- Prezentul model este valabil pentru incasarile din anul 2013;
- La active fixe si obiecte de inventor se specifica denumirea acestora;
- Se pot adauga si alte naturi de cheltuieli;
- Daca filiala nu cunoaste care sunt sumele avute la dispozitie, mentioneaza in document acest lucru.
Anexa 3
REFERAT DE NECESITATE
Rog a fi de acord si a aproba virarea in subcontul Filialei ____________ suma de ____ lei.
Aceasta
suma se nu se incadreaza in cota ce se cuvine filialei noastre,
fiindu-ne necesara in mod exceptional pentru intretinerea si
functionarea filialei.
Situatia exceptionala pentru care solicit acordarea sumei este urmatoarea: ___________________
Cheltuieli pe care le estimam ca le vom efectua din suma pe care o solicitam:
- Rechizite ____ lei;
- Carburantii ____ lei;
- Chirii ____ lei;
- Materiale ____ lei;
- Obiecte de inventor ____ lei;
- Active fixe ____ lei;
- Cheltuieli cu posta, telefon, internet ____ lei;
- Servicii ____ lei;
Filiala in acest moment are la dispozitie urmatoarele sume:
- In subcontul filialei ___ lei;
- Sume in curs de justificate ___ lei
Total ___ lei;
Anexam alaturat fisierul in format excel privind depunerile de cotizatii ale membrilor filialei noastre in anul 2013.
Presedintele Filialei ________
________________________
Nume, prenume
Nota:
- Prezentul model este valabil numai pentru solicitarea de sume in afara cotei cuvenita filialei;
- La active fixe si obiecte de inventor se specifica denumirea acestora;
- Se pot adauga si alte nature de cheltuieli;
- Daca filiala nu cunoaste care sunt sumele avute la dispozitie, mentioneaza in document acest lucru.
Anexa 4
SITUATIA INCASARILOR DE COTIZATII IN CONTUL SCMD
IN ANUL _____ AL FILIALEI ________________
Nume si prenume
|
CNP
|
Suma
|
Data depunerii
(zi, luna, an)
|
Obs.
|
Ionescu ion
|
1234567890123
|
60
|
15.01.2012
|
|
Popescu Gheorghe
|
1222222555566
|
120
|
15.01.2012
|
|
Ion Gigi
|
1444445555577
|
60
|
15.01.2012
|
|
Ion Gigi
|
1444445555577
|
60
|
15.06.2012
|
|
Vasile Vasile
|
1222666666888
|
60
|
15.01.2012
|
|
Vasile Maria
|
2010101010101
|
60
|
15.01.2012
|
|
Total
|
420
|
Nota:
- Prezenta
situatie se transmite numai in format excel; motiv: verificarea acestui
document cu evidenta contabila se face mult mai rapid, deoarece
programul de contabilitate face export al datelor in acest format;
- In titlu se inscrie anul pentru care se solicita suma, care trebuie sa concorde cu anul inscris in referatul de necesitate;
- In coloana data depunerii se vor inscrie date din anul indicat in titlu (in format zz.ll.aaaa);
- In tabel se vor inscrie numai depunerile care au fost facute in contul colector al SCMD sau la casieria de la sediul central;
- Datele inscrise in prezentul exemplu sunt fictive, avand numai rolul de prezentare a modului de completare.